Е. Всяких - Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов
5.2. Функциональные требования
Работа по реализации задания должна затронуть функции, связанные с деятельностью организации.
При моделировании процессов должны быть описаны функции и действия сотрудников, осуществляемые в процессе функционирования организации, взаимодействие структурных подразделений, документооборот, информационный оборот, а также контрольные и учетные меры. Модели выполнения операций должны быть описаны на уровне детализации действий сотрудников организации.
Модель процессов организации как есть (as is) должна отражать применяемые процедуры, операции, функции и действия сотрудников организации в соответствии с действующими в организации нормативными правовыми документами.
Модель процессов организации как будет (as to be) должна отражать применение основных операций, функции и действия сотрудников организации в случае их максимального взаимного согласования между собой, а также их оптимизации по временным, материальным, контрольным показателям. Данная модель может предполагать внесение соответствующих изменений в нормативные правовые акты, действующие в организации. При этом не должны быть пересмотрены основные функции организации, а также основные принципы ее функционирования.
5.3. Общие требования к разработке модели и формализованному описанию процессов
Под моделью понимается представление существующих процессов организации с целью описания их ключевых характеристик. Объектом моделирования (предметной областью) являются организационная структура, цели и функции, материальные и информационные потоки, технология бизнес-процессов организации, данные и знания сотрудников организации, необходимые для их выполнения, а также существующие в организации интегрированная телекоммуникационная сеть и программное обеспечение.
Построение полнофункциональной модели описания процессов организации предназначено для:
а) отражения текущего состояния процессов организации (как есть) в целях:
– выявления и локализации существующих проблем;
– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров;
– автоматизации процессов;
– структурирования и формализации знаний организации;
– создания условий для оптимизации выполнения основных процедур;
б) моделирования изменений состояния процессов организации в целях:
– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров планируемых изменений;
– поддержки принятия решений руководством организации;
в) создания системы оценки процессов организации в целях:
– формирования методического и нормативного документационного обеспечения деятельности организации;
– контроля соответствия документации и реального состояния процессов организации.
Для однозначной интерпретации модели должны применяться единые принципы структурирования и хранения информации, а также размещения и именования моделируемых объектов.
Основными принципами моделирования должны являться следующие:
♦ процессы организации должны быть смоделированы в модели «как есть» и проанализированы;
♦ критические изменения в процессах или структуре организации должны быть предварительно промоделированы и оценены;
♦ версии моделей должны храниться в архиве моделей для анализа истории и выявления тенденций внутреннего развития организации;
♦ моделирование выполняется на основе процессного подхода;
♦ основными источниками информации для построения модели являются внутренние нормативные правовые документы организации;
♦ построение критических по значимости моделей оформляется в форме отдельного проекта.
При этом под процессом должен пониматься набор связанных по входу функций, производящих законченный продукт (результат).
Приоритеты моделирования расставляются в соответствии с типами процессов:
♦ основные процессы;
♦ вспомогательные (автоматизация, контроль, правовое обеспечение и т. д.) процессы, обеспечивающие нормальное выполнение основных процедур и изменять в зависимости от изменения состава и технологии основных процессов;
♦ обеспечивающие процессы, процессы внешнего взаимодействия и процессы развития (см. главу 2).
В модели должны быть выделены пять представлений:
♦ представление организационной структуры исполнителей процессов;
♦ представление действий, участвующих в процессах;
♦ представление функций процессов;
♦ представление информационного взаимодействия;
♦ представление информационных данных процессов.
Каждое представление должно содержать диаграммы для моделирования деятельности организации (модель деятельности) и диаграммы для моделирования автоматизации деятельности (модель автоматизации деятельности).
Под комплексной моделью должна пониматься совокупность согласованных диаграмм, отражающих ключевые характеристики процессов организации. Все диаграммы хранятся в единой базе, обеспечивая целостность модели. По базе модели возможно построение производных моделей и различных настраиваемых отчетов, в том числе и в формате официальных документов.
Авторские соглашения должны определять:
♦ правила именования объектов модели;
♦ представления и диаграммы комплексной модели;
♦ структуру представления процессов;
♦ использование атрибутов диаграммы;
♦ использование атрибутов функций;
♦ использование атрибутов событий;
♦ использование атрибутов документов;
♦ использование атрибутов организационных единиц.
Под метамоделью структуры должна пониматься карта комплексной модели, обеспечивающая независимость от структуры физических папок базы модели. Метамодель должна определять необходимое число уровней вертикальной детализации комплексной модели в соответствии со структурой организации: уровень целей и задач, уровень технологических процессов, уровень бизнес-процедур, уровень технологических операций. На уровне должностей должны выделяться подуровни должностных (что?) и рабочих (как?) инструкций с указанием элементарных операций.
Формализованное описание процессов организации должно отражать:
♦ условия, порождающие выполнение процесса в целом и отдельных его шагов (подпроцессов);
♦ результаты выполнения процесса и критерии оценки качества процесса;
♦ структуру процесса (от четырех до восьми подпроцессов на один процесс верхнего уровня);
♦ состав участников процесса (привязка шагов процесса к звеньям организационной структуры / должностным лицам);
♦ используемые ресурсы;
♦ информационные и материальные потоки;
♦ используемые хранилища данных, в том числе нормативно-справочной информации (содержательное наименование, без детализации структуры);
♦ точки контроля и принятия решений.
Модель и ее оценки должны являться формализованной основой для принятия своевременных и адекватных решений на любом уровне ответственности. Должны оцениватьтся как модель текущей деятельности, так и планируемые изменения. Изменения могут быть вызваны как внутренними причинами, так и внешними.
При оформлении документ модели должен состоять из диаграмм, расположенных в одной папке дерева комплексной модели, отчетов по модели и листа утверждения.
В ходе разработки модели важным моментом является определение в работе организации недостатков, которые могут привести к коррупционным явлениям. Исполнитель должен указать возможные пути уменьшения или устранения влияния выявленных недостатков, а также наиболее приемлемые индикаторы состояния системы, позволяющие определить в дальнейшем, является ли процесс достаточным и эффективным.
5.4. Требования к информационному обеспечению процессов
Описание информационных объектов формализованной модели процессов организации должно содержать, как минимум, следующие элементы:
♦ наименование объекта;
♦ назначение;
♦ направление деятельности, в рамках которого происходит использование;
♦ атрибутный состав объекта;
♦ исполнителя каждого атрибута;
♦ на основании какой информации заполняется каждый атрибут.
5.5. Требования к организационному обеспечению
В рамках создания формализованного описания процессов необходимо подготовить материалы для разработки создания автоматизированной системы – организационного обеспечения этих процессов. Такие материалы должны включать:
